Método de Ivy Lee: especialistas em rotina diária recomendam produtividade máxima

Em 1918, Charles M. Schwab era um dos homens mais ricos do mundo. Schwab era o presidente da Bethlehem Steel Corporation, o maior construtor de navios e o segundo maior produtor de aço da América na época. O famoso inventor Thomas Edison uma vez se referiu a Schwab como o "mestre da fraude". Ele estava constantemente procurando uma vantagem sobre a concorrência. 1

Um dia, em 1918, em sua busca para aumentar a eficiência de sua equipe e descobrir melhores maneiras de fazer as coisas, Schwab marcou uma reunião com uma consultora de produtividade altamente respeitada chamada Ivy Lee.

Lee era um empresário de sucesso por direito próprio e é amplamente lembrado como pioneiro no campo das relações públicas. Segundo a história, Schwab levou Lee ao seu escritório e disse: "Mostre-me uma maneira de fazer mais".

"Dê-me 15 minutos com cada um de seus executivos", respondeu Lee.

"Quanto vai me custar?", Perguntou Schwab.

"Nada", disse Lee. "A menos que funcione. Depois de três meses, você pode me enviar um cheque para o que acha que vale a pena para você ". 2

O método Ivy Lee

Durante seus 15 minutos com cada executivo, Ivy Lee explicou sua rotina diária simples para máxima produtividade:

  1. No final de cada dia de trabalho, anote as seis coisas mais importantes que você deve realizar amanhã. Não escreva mais de seis tarefas.
  2. Priorize esses seis itens em ordem de sua verdadeira importância.
  3. Quando você chegar amanhã, concentre-se apenas na primeira tarefa. Trabalhe até a primeira tarefa terminar antes de passar para a segunda tarefa.
  4. Aborde o restante da sua lista da mesma maneira. No final do dia, mova os itens inacabados para uma nova lista de seis tarefas para o dia seguinte.
  5. Repita esse processo todos os dias úteis.

A estratégia parecia simples, mas Schwab e sua equipe executiva da Bethlehem Steel tentaram. Depois de três meses, Schwab ficou tão satisfeito com o progresso de sua empresa que chamou Lee para seu escritório e lhe deu um cheque de US $ 25.000.

Um cheque de US $ 25.000, emitido em 1918, é equivalente a um cheque de US $ 400.000 em 2015. 3

O método de Ivy Lee de priorizar sua lista de tarefas parece estupidamente simples. Como algo tão simples pode valer tanto?

O que o torna tão eficaz?

Consultora de produtividade Ivy Lee Retrato de Ivy Ledbetter Lee desde o início do século XX. (Fotógrafo: Desconhecido)

Sobre como gerenciar bem as prioridades

O método de produtividade de Ivy Lee usa muitos dos conceitos que escrevi anteriormente.

Isto é o que o torna tão eficaz:

É simples o suficiente para trabalhar. A principal crítica a métodos como esse é que eles são muito básicos. Eles não explicam todas as complexidades e nuances da vida. O que acontece se surgir uma emergência? Que tal usar a tecnologia mais recente para nossa maior vantagem? Na minha experiência, a complexidade costuma ser uma fraqueza, pois dificulta o retorno aos trilhos. Sim, emergências e distrações inesperadas surgirão. Ignore-os o máximo possível, lide com eles quando necessário e volte à sua lista de tarefas priorizadas o mais rápido possível. Use regras simples para orientar comportamentos complexos.

Obriga você a tomar decisões difíceis. Não acho que exista algo mágico nas seis tarefas importantes de Lee por dia. Eles podem ser facilmente cinco tarefas por dia. No entanto, acho que há algo mágico em estabelecer limites para si mesmo. Parece-me que a melhor coisa que você pode fazer quando tem muitas idéias (ou quando se sente sobrecarregado com tudo o que precisa fazer) é eliminá-las e cortar tudo o que não é absolutamente necessário. Restrições podem torná-lo melhor. O método de Lee é semelhante à Regra 25-5 de Warren Buffett, que exige que você se concentre em apenas 5 tarefas críticas e ignore todo o resto. Basicamente, se você não se comprometer com nada, será distraído por tudo.

O atrito inicial é eliminado. O maior obstáculo para concluir a maioria das tarefas é iniciá-las. (Sair do sofá pode ser difícil, mas quando você começa a correr, é muito mais fácil terminar o treino.) O método de Lee o obriga a decidir sobre sua primeira tarefa na noite anterior ao trabalho. Essa estratégia foi incrivelmente útil para mim: como escritor, posso perder de três a quatro horas debatendo o que escrever em um determinado dia. No entanto, se eu decidir na noite anterior, posso acordar e começar a escrever imediatamente. É simples, mas funciona. No começo, começar é tão importante quanto ter sucesso.

Uma única tarefa é necessária. A sociedade moderna adora multitarefa. O mito da multitarefa é que estar ocupado é sinônimo de ser melhor. O oposto é verdadeiro. Ter menos prioridades leva a um melhor trabalho. Estude especialistas de classe mundial em quase todos os campos – atletas, artistas, cientistas, professores, CEOs – e você descobrirá uma característica encontrada em todos eles: foco. O motivo é simples. Você não pode ser bom em uma tarefa se estiver constantemente dividindo seu tempo de dez maneiras diferentes. O domínio requer concentração e consistência.

A linha inferior? Faça a coisa mais importante todos os dias primeiro. É o único truque de produtividade que você precisa. 4

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