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Comunicação efetiva

Comunicação efetiva

Deseja se comunicar melhor? Essas dicas ajudar√£o a evitar mal-entendidos e a melhorar seu trabalho e relacionamentos pessoais.

O que é comunicação eficaz?

A comunica√ß√£o eficaz √© mais do que apenas trocar informa√ß√Ķes. Trata-se de entender a emo√ß√£o e as inten√ß√Ķes por tr√°s das informa√ß√Ķes. Al√©m de poder transmitir claramente uma mensagem, voc√™ tamb√©m precisa ouvir de uma maneira que obtenha o significado total do que est√° sendo dito e fa√ßa a outra pessoa se sentir ouvida e compreendida.

A comunica√ß√£o eficaz parece ser instintiva. Mas com muita freq√ľ√™ncia, quando tentamos nos comunicar com os outros, algo se perde. Dizemos uma coisa, a outra pessoa ouve outra coisa, e mal-entendidos, frustra√ß√Ķes e conflitos acontecem. Isso pode causar problemas nos relacionamentos em casa, na escola e no trabalho.

Para muitos de n√≥s, a comunica√ß√£o mais clara e eficaz exige o aprendizado de algumas habilidades importantes. Esteja voc√™ tentando melhorar a comunica√ß√£o com seu c√īnjuge, filhos, chefe ou colegas de trabalho, o aprendizado dessas habilidades pode aprofundar suas conex√Ķes com os outros, criar maior confian√ßa e respeito e melhorar o trabalho em equipe, a solu√ß√£o de problemas e sua sa√ļde social e emocional geral.

O que está impedindo você de se comunicar efetivamente?

Barreiras comuns à comunicação eficaz incluem:

Estresse e emo√ß√£o fora de controle. Quando voc√™ est√° estressado ou emocionalmente sobrecarregado, √© mais prov√°vel que interprete mal outras pessoas, envie sinais n√£o verbais confusos ou desagrad√°veis ‚Äč‚Äče caia em padr√Ķes de comportamento insalubres. Para evitar conflitos e mal-entendidos, voc√™ pode aprender a se acalmar rapidamente antes de continuar uma conversa.

Falta de foco. Voc√™ n√£o pode se comunicar efetivamente quando realiza multitarefa. Se voc√™ estiver checando o telefone, planejando o que vai dizer em seguida, ou sonhando acordado, √© quase certo que voc√™ perder√° sugest√Ķes n√£o verbais na conversa. Para se comunicar de forma eficaz, voc√™ precisa evitar distra√ß√Ķes e manter o foco.

Linguagem corporal inconsistente. A comunica√ß√£o n√£o verbal deve refor√ßar o que est√° sendo dito, n√£o contradiz√™-lo. Se voc√™ diz uma coisa, mas sua linguagem corporal diz outra coisa, seu ouvinte provavelmente sentir√° que est√° sendo desonesto. Por exemplo, voc√™ n√£o pode dizer “sim” enquanto balan√ßa a cabe√ßa negativamente.

Linguagem corporal negativa. Se você não concorda ou não gosta do que está sendo dito, pode usar uma linguagem corporal negativa para rejeitar a mensagem da outra pessoa, como cruzar os braços, evitar o contato visual ou bater nos pés. Você não precisa concordar ou gostar do que está sendo dito, mas para se comunicar de maneira eficaz e não colocar a outra pessoa na defensiva, é importante evitar o envio de sinais negativos.

Habilidade de comunicação eficaz 1: torne-se um ouvinte engajado

Ao nos comunicarmos com os outros, geralmente focamos no que devemos dizer. No entanto, a comunica√ß√£o eficaz √© menos sobre falar e mais sobre ouvir. Ouvir bem significa n√£o apenas entender as palavras ou as informa√ß√Ķes que est√£o sendo comunicadas, mas tamb√©m entender as emo√ß√Ķes que o falante est√° tentando transmitir.

H√° uma grande diferen√ßa entre ouvir envolvido e simplesmente ouvir. Quando voc√™ realmente ouve quando est√° envolvido com o que est√° sendo dito, ouvir√° as entona√ß√Ķes sutis na voz de algu√©m que lhe dizem como essa pessoa est√° se sentindo e as emo√ß√Ķes que est√£o tentando se comunicar. Quando voc√™ √© um ouvinte engajado, n√£o apenas entender√° melhor a outra pessoa, mas tamb√©m far√° com que ela se sinta ouvida e compreendida, o que pode ajudar a criar uma conex√£o mais forte e profunda entre voc√™.

Ao se comunicar dessa maneira, você também experimentará um processo que reduz o estresse e apoia o bem-estar físico e emocional. Se a pessoa com quem você está conversando estiver calma, por exemplo, ouvir de maneira envolvida também ajudará a acalmá-lo. Da mesma forma, se a pessoa estiver agitada, você pode acalmá-la ouvindo atentamente e fazendo com que ela se sinta entendida.

Se seu objetivo √© entender e se conectar completamente com a outra pessoa, ouvir de uma maneira envolvida geralmente ocorrer√° naturalmente. Caso contr√°rio, tente as seguintes dicas. Quanto mais voc√™ pratic√°-los, mais satisfat√≥rias e recompensadoras ser√£o suas intera√ß√Ķes com os outros.

Dicas para se tornar um ouvinte engajado

Concentre-se totalmente no alto-falante. Você não pode ouvir de maneira engajada se estiver constantemente checando seu telefone ou pensando em outra coisa. Você precisa manter o foco na experiência momento a momento para captar as nuances sutis e dicas não verbais importantes em uma conversa. Se você achar difícil se concentrar em alguns palestrantes, tente repetir as palavras deles na sua cabeça, isso reforçará a mensagem e ajudará você a manter o foco.

Favorecer sua orelha direita. Por mais estranho que pare√ßa, o lado esquerdo do c√©rebro cont√©m os principais centros de processamento para compreens√£o da fala e emo√ß√Ķes. Como o lado esquerdo do c√©rebro est√° conectado ao lado direito do corpo, favorecer a orelha direita pode ajud√°-lo a detectar melhor as nuances emocionais do que algu√©m est√° dizendo.

Evite interromper ou tentar redirecionar a conversa para suas preocupa√ß√Ķes. Ao dizer algo como: “Se voc√™ acha ruim, deixe-me contar o que aconteceu comigo”. Ouvir n√£o √© o mesmo que esperar sua vez de falar. Voc√™ n√£o pode se concentrar no que algu√©m est√° dizendo se formar o que vai dizer em seguida. Freq√ľentemente, o orador pode ler suas express√Ķes faciais e saber que sua mente est√° em outro lugar.

Mostre seu interesse pelo que est√° sendo dito. Assente ocasionalmente, sorria para a pessoa e verifique se sua postura √© aberta e convidativa. Incentive o orador a continuar com pequenos coment√°rios verbais como “sim” ou “uh huh”.

Tente anular o julgamento. Para se comunicar efetivamente com algu√©m, voc√™ n√£o precisa gostar dela ou concordar com suas id√©ias, valores ou opini√Ķes. No entanto, voc√™ precisa anular seu julgamento e reter a culpa e as cr√≠ticas para entend√™-las completamente. A comunica√ß√£o mais dif√≠cil, quando executada com √™xito, geralmente pode levar a uma conex√£o improv√°vel com algu√©m.

Dar uma resposta. Se parece haver uma desconex√£o, reflita o que foi dito parafraseando. “O que estou ouvindo √©” ou “Parece que voc√™ est√° dizendo” s√£o √≥timas maneiras de refletir. N√£o repita simplesmente o que o interlocutor disse literalmente, embora voc√™ pare√ßa insincero ou n√£o inteligente. Em vez disso, expresse o que as palavras do interlocutor significam para voc√™. Fa√ßa perguntas para esclarecer alguns pontos: “O que voc√™ quer dizer quando diz …” ou “√Č isso que voc√™ quer dizer?”

Ouça a emoção por trás das palavras

S√£o as frequ√™ncias mais altas da fala humana que transmitem emo√ß√£o. Voc√™ pode ficar mais sintonizado com essas frequ√™ncias e, assim, entender melhor o que os outros est√£o realmente dizendo, exercitando os pequenos m√ļsculos do ouvido m√©dio (o menor do corpo). Voc√™ pode fazer isso cantando, tocando um instrumento de sopro ou ouvindo certos tipos de m√ļsica de alta frequ√™ncia (um concerto de sinfonia ou violino de Mozart, por exemplo, em vez de rock de baixa frequ√™ncia, pop ou hip-hop).

Habilidade 2: Preste atenção aos sinais não verbais

A maneira como voc√™ olha, ouve, se move e reage a outra pessoa diz mais sobre como voc√™ est√° se sentindo do que as palavras em si. A comunica√ß√£o n√£o verbal, ou linguagem corporal, inclui express√Ķes faciais, movimentos e gestos corporais, contato visual, postura, tom de voz e at√© tens√£o e respira√ß√£o muscular.

O desenvolvimento da capacidade de entender e usar a comunica√ß√£o n√£o-verbal pode ajud√°-lo a se conectar com os outros, expressar o que voc√™ realmente quer dizer, navegar em situa√ß√Ķes desafiadoras e construir melhores relacionamentos em casa e no trabalho.

  • Voc√™ pode aprimorar a comunica√ß√£o eficaz usando as armas de corpo aberto, sem cruzar, de p√© com uma postura aberta ou sentada na beira do assento e mantendo contato visual com a pessoa com quem est√° falando.
  • Voc√™ tamb√©m pode usar a linguagem corporal para enfatizar ou aprimorar sua mensagem verbal, dando tapas nas costas de um amigo, elogiando-o por seu sucesso, por exemplo, ou batendo com os punhos para sublinhar sua mensagem.

Melhore como você ler comunicação não verbal

Esteja ciente das diferen√ßas individuais. Pessoas de diferentes pa√≠ses e culturas tendem a usar diferentes gestos de comunica√ß√£o n√£o-verbal, por isso √© importante levar em considera√ß√£o idade, cultura, religi√£o, sexo e estado emocional ao ler os sinais da linguagem corporal. Um adolescente americano, uma vi√ļva em luto e um empres√°rio asi√°tico, por exemplo, provavelmente usar√£o sinais n√£o-verbais de maneira diferente.

Observe os sinais de comunica√ß√£o n√£o-verbal como um grupo. N√£o leia muito em um √ļnico gesto ou sugest√£o n√£o verbal. Considere todos os sinais n√£o verbais que voc√™ recebe, do contato visual ao tom de voz e √† linguagem corporal. Qualquer um pode escorregar ocasionalmente e deixar o contato visual, por exemplo, ou cruzar brevemente os bra√ßos sem querer. Considere os sinais como um todo para obter uma melhor “leitura” de uma pessoa.

Melhore como você entregar comunicação não verbal

Use sinais não verbais que correspondam às suas palavras ao invés de contradizê-los. Se você diz uma coisa, mas sua linguagem corporal diz outra, seu ouvinte se sentirá confuso ou suspeitará que você está sendo desonesto. Por exemplo, sentar-se com os braços cruzados e balançar a cabeça não corresponde às palavras que dizem à outra pessoa que você concorda com o que ela está dizendo.

Ajuste seus sinais não verbais de acordo com o contexto. O tom da sua voz, por exemplo, deve ser diferente quando você está abordando uma criança e quando está abordando um grupo de adultos. Da mesma forma, leve em consideração o estado emocional e o contexto cultural da pessoa com quem você está interagindo.

Evite linguagem corporal negativa. Em vez disso, use a linguagem corporal para transmitir sentimentos positivos, mesmo quando você não os estiver sentindo. Se você está nervoso com uma situação em uma entrevista de emprego, apresentação importante ou primeiro encontro, por exemplo, você pode usar uma linguagem corporal positiva para sinalizar confiança, mesmo que não a sinta. Em vez de entrar tentativamente em uma sala com a cabeça baixa, os olhos desviados e deslizando em uma cadeira, tente ficar em pé com os ombros para trás, sorrindo e mantendo contato visual e dando um aperto de mão firme. Isso fará você se sentir mais autoconfiante e ajudará a deixar a outra pessoa à vontade.

Habilidade 3: Controle o estresse

Quantas vezes voc√™ se sentiu estressado durante uma discord√Ęncia com seu c√īnjuge, filhos, chefe, amigos ou colegas de trabalho e depois disse ou fez algo que mais tarde se arrependeu? Se voc√™ pode aliviar rapidamente o estresse e voltar a um estado calmo, n√£o apenas evita esses arrependimentos, mas em muitos casos tamb√©m ajuda a acalmar a outra pessoa. Somente quando voc√™ estiver em um estado calmo e relaxado ser√° capaz de saber se a situa√ß√£o exige uma resposta ou se os sinais da outra pessoa indicam que seria melhor ficar em sil√™ncio.

Em situa√ß√Ķes como uma entrevista de emprego, apresenta√ß√£o de neg√≥cios, reuni√£o de alta press√£o ou introdu√ß√£o √† fam√≠lia de um ente querido, por exemplo, √© importante gerenciar suas emo√ß√Ķes, pensar em seus p√©s e comunicar-se efetivamente sob press√£o.

Comunique-se efetivamente mantendo a calma sob press√£o
Use táticas de estol dar-se tempo para pensar. Peça que uma pergunta seja repetida ou que esclareça uma declaração antes de responder.
Faça uma pausa para reunir seus pensamentos. O silêncio não é necessariamente uma coisa ruim Рuma pausa pode fazer você parecer mais no controle do que apressar sua resposta.
Faça um ponto e forneça um exemplo ou informação de apoio. Se sua resposta for muito longa ou você hesitar sobre vários pontos, corre o risco de perder o interesse do ouvinte. Siga um ponto com um exemplo e avalie a reação do ouvinte para saber se você deve fazer um segundo ponto.
Entregue suas palavras claramente. Em muitos casos, como você diz algo pode ser tão importante quanto o que você diz. Fale claramente, mantenha um tom uniforme e faça contato visual. Mantenha sua linguagem corporal relaxada e aberta.
Finalize com um resumo e depois pare. Resuma sua resposta e pare de falar, mesmo que isso deixe um silêncio na sala. Você não precisa preencher o silêncio continuando a falar.

Rápido alívio do estresse para uma comunicação eficaz

Quando uma conversa come√ßa a esquentar, voc√™ precisa de algo r√°pido e imediato para diminuir a intensidade emocional. Ao aprender a reduzir rapidamente o estresse no momento, voc√™ pode fazer um balan√ßo seguro de todas as emo√ß√Ķes fortes que estiver experimentando, regular seus sentimentos e se comportar adequadamente.

Reconhe√ßa quando voc√™ est√° estressado. Seu corpo informar√° se voc√™ estiver estressado ao se comunicar. Seus m√ļsculos ou est√īmago est√£o tensos? Suas m√£os est√£o cerradas? Sua respira√ß√£o √© superficial? Voc√™ est√° “esquecendo” de respirar?

Reserve um momento para se acalmar antes de decidir continuar ou adiar uma conversa.

Traga seus sentidos para o resgate. A melhor maneira de aliviar o estresse de maneira r√°pida e confi√°vel √© atrav√©s do movimento da vis√£o sensorial, som, toque, paladar e odor. Por exemplo, voc√™ pode colocar uma hortel√£ na boca, espremer uma bola de estresse no bolso, respirar fundo algumas vezes, apertar e relaxar os m√ļsculos ou simplesmente recordar uma imagem reconfortante e rica em sensorial. Cada pessoa responde de maneira diferente √†s informa√ß√Ķes sensoriais, portanto, voc√™ precisa encontrar um mecanismo de enfrentamento que seja reconfortante para voc√™.

Procure humor na situação. Quando usado adequadamente, o humor é uma ótima maneira de aliviar o estresse ao se comunicar. Quando você ou as pessoas ao seu redor começarem a levar as coisas muito a sério, encontre uma maneira de aliviar o clima compartilhando uma piada ou uma história divertida.

Esteja disposto a se comprometer. Às vezes, se vocês puderem se dobrar um pouco, poderão encontrar um meio termo feliz que reduz os níveis de estresse para todos os envolvidos. Se você perceber que a outra pessoa se importa muito mais com um problema do que você, o compromisso pode ser mais fácil para você e um bom investimento para o futuro do relacionamento.

Concordo em discordar, se necessário, e tire um tempo da situação para que todos possam se acalmar. Dê um passeio fora, se possível, ou gaste alguns minutos meditando. O movimento físico ou a localização de um local silencioso para recuperar o equilíbrio podem reduzir rapidamente o estresse.

Habilidade 4: Afirme-se

Express√£o direta e assertiva contribui para uma comunica√ß√£o clara e pode ajudar a aumentar sua capacidade de auto-estima e de tomada de decis√£o. Ser assertivo significa expressar seus pensamentos, sentimentos e necessidades de maneira aberta e honesta, enquanto se defende e respeita os outros. N√ÉO significa ser hostil, agressivo ou exigente. A comunica√ß√£o eficaz sempre envolve entender a outra pessoa, n√£o ganhar argumentos ou for√ßar suas opini√Ķes sobre os outros.

Para melhorar sua assertividade:
Avalie voc√™ e suas op√ß√Ķes. Eles s√£o t√£o importantes quanto os de qualquer outra pessoa.
Conheça suas necessidades e desejos. Aprenda a expressá-los sem violar os direitos dos outros
Expresse pensamentos negativos numa direção positiva. Não há problema em ficar com raiva, mas você deve permanecer respeitoso também.
Receba feedback positivamente. Aceite elogios graciosamente, aprenda com seus erros, peça ajuda quando necessário.
Aprenda a dizer “n√£o”. Conhe√ßa seus limites e n√£o permita que outras pessoas tirem vantagem de voc√™. Procure alternativas para que todos se sintam bem com o resultado.

Desenvolvimento de técnicas de comunicação assertiva

Afirma√ß√£o emp√°tica transmite sensibilidade para a outra pessoa. Primeiro, reconhe√ßa a situa√ß√£o ou os sentimentos da outra pessoa e depois declare suas necessidades ou opini√£o. “Eu sei que voc√™ est√° muito ocupado no trabalho, mas eu quero que voc√™ reserve um tempo para n√≥s tamb√©m.”

Escalada de afirma√ß√£o pode ser empregado quando suas primeiras tentativas n√£o forem bem-sucedidas. Voc√™ se torna cada vez mais firme √† medida que o tempo avan√ßa, o que pode incluir consequ√™ncias delineadas se suas necessidades n√£o forem atendidas. Por exemplo, “Se voc√™ n√£o cumprir o contrato, serei for√ßado a entrar com uma a√ß√£o legal”.

Pratique assertividade em situa√ß√Ķes de menor risco para ajudar a aumentar sua confian√ßa. Ou pergunte a amigos ou familiares se voc√™ pode praticar t√©cnicas de assertividade primeiro.

Autores: Lawrence Robinson, Jeanne Segal, Ph. D. e Melinda Smith, M.A. Última atualização: junho de 2019.