Comunicação efetiva

Comunicação efetiva

Deseja se comunicar melhor? Essas dicas ajudarão a evitar mal-entendidos e a melhorar seu trabalho e relacionamentos pessoais.

O que é comunicação eficaz?

A comunicação eficaz é mais do que apenas trocar informações. Trata-se de entender a emoção e as intenções por trás das informações. Além de poder transmitir claramente uma mensagem, você também precisa ouvir de uma maneira que obtenha o significado total do que está sendo dito e faça a outra pessoa se sentir ouvida e compreendida.

A comunicação eficaz parece ser instintiva. Mas com muita freqüência, quando tentamos nos comunicar com os outros, algo se perde. Dizemos uma coisa, a outra pessoa ouve outra coisa, e mal-entendidos, frustrações e conflitos acontecem. Isso pode causar problemas nos relacionamentos em casa, na escola e no trabalho.

Para muitos de nós, a comunicação mais clara e eficaz exige o aprendizado de algumas habilidades importantes. Esteja você tentando melhorar a comunicação com seu cônjuge, filhos, chefe ou colegas de trabalho, o aprendizado dessas habilidades pode aprofundar suas conexões com os outros, criar maior confiança e respeito e melhorar o trabalho em equipe, a solução de problemas e sua saúde social e emocional geral.

O que está impedindo você de se comunicar efetivamente?

Barreiras comuns à comunicação eficaz incluem:

Estresse e emoção fora de controle. Quando você está estressado ou emocionalmente sobrecarregado, é mais provável que interprete mal outras pessoas, envie sinais não verbais confusos ou desagradáveis ​​e caia em padrões de comportamento insalubres. Para evitar conflitos e mal-entendidos, você pode aprender a se acalmar rapidamente antes de continuar uma conversa.

Falta de foco. Você não pode se comunicar efetivamente quando realiza multitarefa. Se você estiver checando o telefone, planejando o que vai dizer em seguida, ou sonhando acordado, é quase certo que você perderá sugestões não verbais na conversa. Para se comunicar de forma eficaz, você precisa evitar distrações e manter o foco.

Linguagem corporal inconsistente. A comunicação não verbal deve reforçar o que está sendo dito, não contradizê-lo. Se você diz uma coisa, mas sua linguagem corporal diz outra coisa, seu ouvinte provavelmente sentirá que está sendo desonesto. Por exemplo, você não pode dizer “sim” enquanto balança a cabeça negativamente.

Linguagem corporal negativa. Se você não concorda ou não gosta do que está sendo dito, pode usar uma linguagem corporal negativa para rejeitar a mensagem da outra pessoa, como cruzar os braços, evitar o contato visual ou bater nos pés. Você não precisa concordar ou gostar do que está sendo dito, mas para se comunicar de maneira eficaz e não colocar a outra pessoa na defensiva, é importante evitar o envio de sinais negativos.

Habilidade de comunicação eficaz 1: torne-se um ouvinte engajado

Ao nos comunicarmos com os outros, geralmente focamos no que devemos dizer. No entanto, a comunicação eficaz é menos sobre falar e mais sobre ouvir. Ouvir bem significa não apenas entender as palavras ou as informações que estão sendo comunicadas, mas também entender as emoções que o falante está tentando transmitir.

Há uma grande diferença entre ouvir envolvido e simplesmente ouvir. Quando você realmente ouve quando está envolvido com o que está sendo dito, ouvirá as entonações sutis na voz de alguém que lhe dizem como essa pessoa está se sentindo e as emoções que estão tentando se comunicar. Quando você é um ouvinte engajado, não apenas entenderá melhor a outra pessoa, mas também fará com que ela se sinta ouvida e compreendida, o que pode ajudar a criar uma conexão mais forte e profunda entre você.

Ao se comunicar dessa maneira, você também experimentará um processo que reduz o estresse e apoia o bem-estar físico e emocional. Se a pessoa com quem você está conversando estiver calma, por exemplo, ouvir de maneira envolvida também ajudará a acalmá-lo. Da mesma forma, se a pessoa estiver agitada, você pode acalmá-la ouvindo atentamente e fazendo com que ela se sinta entendida.

Se seu objetivo é entender e se conectar completamente com a outra pessoa, ouvir de uma maneira envolvida geralmente ocorrerá naturalmente. Caso contrário, tente as seguintes dicas. Quanto mais você praticá-los, mais satisfatórias e recompensadoras serão suas interações com os outros.

Dicas para se tornar um ouvinte engajado

Concentre-se totalmente no alto-falante. Você não pode ouvir de maneira engajada se estiver constantemente checando seu telefone ou pensando em outra coisa. Você precisa manter o foco na experiência momento a momento para captar as nuances sutis e dicas não verbais importantes em uma conversa. Se você achar difícil se concentrar em alguns palestrantes, tente repetir as palavras deles na sua cabeça, isso reforçará a mensagem e ajudará você a manter o foco.

Favorecer sua orelha direita. Por mais estranho que pareça, o lado esquerdo do cérebro contém os principais centros de processamento para compreensão da fala e emoções. Como o lado esquerdo do cérebro está conectado ao lado direito do corpo, favorecer a orelha direita pode ajudá-lo a detectar melhor as nuances emocionais do que alguém está dizendo.

Evite interromper ou tentar redirecionar a conversa para suas preocupações. Ao dizer algo como: “Se você acha ruim, deixe-me contar o que aconteceu comigo”. Ouvir não é o mesmo que esperar sua vez de falar. Você não pode se concentrar no que alguém está dizendo se formar o que vai dizer em seguida. Freqüentemente, o orador pode ler suas expressões faciais e saber que sua mente está em outro lugar.

Mostre seu interesse pelo que está sendo dito. Assente ocasionalmente, sorria para a pessoa e verifique se sua postura é aberta e convidativa. Incentive o orador a continuar com pequenos comentários verbais como “sim” ou “uh huh”.

Tente anular o julgamento. Para se comunicar efetivamente com alguém, você não precisa gostar dela ou concordar com suas idéias, valores ou opiniões. No entanto, você precisa anular seu julgamento e reter a culpa e as críticas para entendê-las completamente. A comunicação mais difícil, quando executada com êxito, geralmente pode levar a uma conexão improvável com alguém.

Dar uma resposta. Se parece haver uma desconexão, reflita o que foi dito parafraseando. “O que estou ouvindo é” ou “Parece que você está dizendo” são ótimas maneiras de refletir. Não repita simplesmente o que o interlocutor disse literalmente, embora você pareça insincero ou não inteligente. Em vez disso, expresse o que as palavras do interlocutor significam para você. Faça perguntas para esclarecer alguns pontos: “O que você quer dizer quando diz …” ou “É isso que você quer dizer?”

Ouça a emoção por trás das palavras

São as frequências mais altas da fala humana que transmitem emoção. Você pode ficar mais sintonizado com essas frequências e, assim, entender melhor o que os outros estão realmente dizendo, exercitando os pequenos músculos do ouvido médio (o menor do corpo). Você pode fazer isso cantando, tocando um instrumento de sopro ou ouvindo certos tipos de música de alta frequência (um concerto de sinfonia ou violino de Mozart, por exemplo, em vez de rock de baixa frequência, pop ou hip-hop).

Habilidade 2: Preste atenção aos sinais não verbais

A maneira como você olha, ouve, se move e reage a outra pessoa diz mais sobre como você está se sentindo do que as palavras em si. A comunicação não verbal, ou linguagem corporal, inclui expressões faciais, movimentos e gestos corporais, contato visual, postura, tom de voz e até tensão e respiração muscular.

O desenvolvimento da capacidade de entender e usar a comunicação não-verbal pode ajudá-lo a se conectar com os outros, expressar o que você realmente quer dizer, navegar em situações desafiadoras e construir melhores relacionamentos em casa e no trabalho.

  • Você pode aprimorar a comunicação eficaz usando as armas de corpo aberto, sem cruzar, de pé com uma postura aberta ou sentada na beira do assento e mantendo contato visual com a pessoa com quem está falando.
  • Você também pode usar a linguagem corporal para enfatizar ou aprimorar sua mensagem verbal, dando tapas nas costas de um amigo, elogiando-o por seu sucesso, por exemplo, ou batendo com os punhos para sublinhar sua mensagem.

Melhore como você ler comunicação não verbal

Esteja ciente das diferenças individuais. Pessoas de diferentes países e culturas tendem a usar diferentes gestos de comunicação não-verbal, por isso é importante levar em consideração idade, cultura, religião, sexo e estado emocional ao ler os sinais da linguagem corporal. Um adolescente americano, uma viúva em luto e um empresário asiático, por exemplo, provavelmente usarão sinais não-verbais de maneira diferente.

Observe os sinais de comunicação não-verbal como um grupo. Não leia muito em um único gesto ou sugestão não verbal. Considere todos os sinais não verbais que você recebe, do contato visual ao tom de voz e à linguagem corporal. Qualquer um pode escorregar ocasionalmente e deixar o contato visual, por exemplo, ou cruzar brevemente os braços sem querer. Considere os sinais como um todo para obter uma melhor “leitura” de uma pessoa.

Melhore como você entregar comunicação não verbal

Use sinais não verbais que correspondam às suas palavras ao invés de contradizê-los. Se você diz uma coisa, mas sua linguagem corporal diz outra, seu ouvinte se sentirá confuso ou suspeitará que você está sendo desonesto. Por exemplo, sentar-se com os braços cruzados e balançar a cabeça não corresponde às palavras que dizem à outra pessoa que você concorda com o que ela está dizendo.

Ajuste seus sinais não verbais de acordo com o contexto. O tom da sua voz, por exemplo, deve ser diferente quando você está abordando uma criança e quando está abordando um grupo de adultos. Da mesma forma, leve em consideração o estado emocional e o contexto cultural da pessoa com quem você está interagindo.

Evite linguagem corporal negativa. Em vez disso, use a linguagem corporal para transmitir sentimentos positivos, mesmo quando você não os estiver sentindo. Se você está nervoso com uma situação em uma entrevista de emprego, apresentação importante ou primeiro encontro, por exemplo, você pode usar uma linguagem corporal positiva para sinalizar confiança, mesmo que não a sinta. Em vez de entrar tentativamente em uma sala com a cabeça baixa, os olhos desviados e deslizando em uma cadeira, tente ficar em pé com os ombros para trás, sorrindo e mantendo contato visual e dando um aperto de mão firme. Isso fará você se sentir mais autoconfiante e ajudará a deixar a outra pessoa à vontade.

Habilidade 3: Controle o estresse

Quantas vezes você se sentiu estressado durante uma discordância com seu cônjuge, filhos, chefe, amigos ou colegas de trabalho e depois disse ou fez algo que mais tarde se arrependeu? Se você pode aliviar rapidamente o estresse e voltar a um estado calmo, não apenas evita esses arrependimentos, mas em muitos casos também ajuda a acalmar a outra pessoa. Somente quando você estiver em um estado calmo e relaxado será capaz de saber se a situação exige uma resposta ou se os sinais da outra pessoa indicam que seria melhor ficar em silêncio.

Em situações como uma entrevista de emprego, apresentação de negócios, reunião de alta pressão ou introdução à família de um ente querido, por exemplo, é importante gerenciar suas emoções, pensar em seus pés e comunicar-se efetivamente sob pressão.

Comunique-se efetivamente mantendo a calma sob pressão
Use táticas de estol dar-se tempo para pensar. Peça que uma pergunta seja repetida ou que esclareça uma declaração antes de responder.
Faça uma pausa para reunir seus pensamentos. O silêncio não é necessariamente uma coisa ruim – uma pausa pode fazer você parecer mais no controle do que apressar sua resposta.
Faça um ponto e forneça um exemplo ou informação de apoio. Se sua resposta for muito longa ou você hesitar sobre vários pontos, corre o risco de perder o interesse do ouvinte. Siga um ponto com um exemplo e avalie a reação do ouvinte para saber se você deve fazer um segundo ponto.
Entregue suas palavras claramente. Em muitos casos, como você diz algo pode ser tão importante quanto o que você diz. Fale claramente, mantenha um tom uniforme e faça contato visual. Mantenha sua linguagem corporal relaxada e aberta.
Finalize com um resumo e depois pare. Resuma sua resposta e pare de falar, mesmo que isso deixe um silêncio na sala. Você não precisa preencher o silêncio continuando a falar.

Rápido alívio do estresse para uma comunicação eficaz

Quando uma conversa começa a esquentar, você precisa de algo rápido e imediato para diminuir a intensidade emocional. Ao aprender a reduzir rapidamente o estresse no momento, você pode fazer um balanço seguro de todas as emoções fortes que estiver experimentando, regular seus sentimentos e se comportar adequadamente.

Reconheça quando você está estressado. Seu corpo informará se você estiver estressado ao se comunicar. Seus músculos ou estômago estão tensos? Suas mãos estão cerradas? Sua respiração é superficial? Você está “esquecendo” de respirar?

Reserve um momento para se acalmar antes de decidir continuar ou adiar uma conversa.

Traga seus sentidos para o resgate. A melhor maneira de aliviar o estresse de maneira rápida e confiável é através do movimento da visão sensorial, som, toque, paladar e odor. Por exemplo, você pode colocar uma hortelã na boca, espremer uma bola de estresse no bolso, respirar fundo algumas vezes, apertar e relaxar os músculos ou simplesmente recordar uma imagem reconfortante e rica em sensorial. Cada pessoa responde de maneira diferente às informações sensoriais, portanto, você precisa encontrar um mecanismo de enfrentamento que seja reconfortante para você.

Procure humor na situação. Quando usado adequadamente, o humor é uma ótima maneira de aliviar o estresse ao se comunicar. Quando você ou as pessoas ao seu redor começarem a levar as coisas muito a sério, encontre uma maneira de aliviar o clima compartilhando uma piada ou uma história divertida.

Esteja disposto a se comprometer. Às vezes, se vocês puderem se dobrar um pouco, poderão encontrar um meio termo feliz que reduz os níveis de estresse para todos os envolvidos. Se você perceber que a outra pessoa se importa muito mais com um problema do que você, o compromisso pode ser mais fácil para você e um bom investimento para o futuro do relacionamento.

Concordo em discordar, se necessário, e tire um tempo da situação para que todos possam se acalmar. Dê um passeio fora, se possível, ou gaste alguns minutos meditando. O movimento físico ou a localização de um local silencioso para recuperar o equilíbrio podem reduzir rapidamente o estresse.

Habilidade 4: Afirme-se

Expressão direta e assertiva contribui para uma comunicação clara e pode ajudar a aumentar sua capacidade de auto-estima e de tomada de decisão. Ser assertivo significa expressar seus pensamentos, sentimentos e necessidades de maneira aberta e honesta, enquanto se defende e respeita os outros. NÃO significa ser hostil, agressivo ou exigente. A comunicação eficaz sempre envolve entender a outra pessoa, não ganhar argumentos ou forçar suas opiniões sobre os outros.

Para melhorar sua assertividade:
Avalie você e suas opções. Eles são tão importantes quanto os de qualquer outra pessoa.
Conheça suas necessidades e desejos. Aprenda a expressá-los sem violar os direitos dos outros
Expresse pensamentos negativos numa direção positiva. Não há problema em ficar com raiva, mas você deve permanecer respeitoso também.
Receba feedback positivamente. Aceite elogios graciosamente, aprenda com seus erros, peça ajuda quando necessário.
Aprenda a dizer “não”. Conheça seus limites e não permita que outras pessoas tirem vantagem de você. Procure alternativas para que todos se sintam bem com o resultado.

Desenvolvimento de técnicas de comunicação assertiva

Afirmação empática transmite sensibilidade para a outra pessoa. Primeiro, reconheça a situação ou os sentimentos da outra pessoa e depois declare suas necessidades ou opinião. “Eu sei que você está muito ocupado no trabalho, mas eu quero que você reserve um tempo para nós também.”

Escalada de afirmação pode ser empregado quando suas primeiras tentativas não forem bem-sucedidas. Você se torna cada vez mais firme à medida que o tempo avança, o que pode incluir consequências delineadas se suas necessidades não forem atendidas. Por exemplo, “Se você não cumprir o contrato, serei forçado a entrar com uma ação legal”.

Pratique assertividade em situações de menor risco para ajudar a aumentar sua confiança. Ou pergunte a amigos ou familiares se você pode praticar técnicas de assertividade primeiro.

Autores: Lawrence Robinson, Jeanne Segal, Ph. D. e Melinda Smith, M.A. Última atualização: junho de 2019.